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小郵件揭秘職場(chǎng)潛規(guī)則
2009年06月09日 16:12     

    要知道,90%的職場(chǎng)人每天上班要做的第一件事,就是打開電子郵箱收發(fā)郵件。70%的職場(chǎng)人,下班前的最后一件事是查看郵箱,確認(rèn)沒有尚未處理的緊急郵件。30%的職場(chǎng)人,即使下班或周末在家休息,也要忍不住登錄公司郵箱,生怕錯(cuò)過什么要命的任務(wù)。好吧,就算我們有電郵依賴癥,這也不意味著我們能輕松玩轉(zhuǎn)電郵的諸多功能。

  原來它不是我的郵箱

  Linda從畢業(yè)起進(jìn)入一家貨運(yùn)公司,一干就是五年。這五年里,她使用著公司分配的郵箱。她把公司當(dāng)作自己的家。

  當(dāng)公司連年終獎(jiǎng)都發(fā)不出來時(shí),裁員的風(fēng)聲日益逼近,Linda想到了主動(dòng)離開。她開始在網(wǎng)上偷偷搜索相關(guān)的職位,并試著發(fā)送了幾封求職簡(jiǎn)歷,其中有一家還是Linda所在公司的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。沒想到,用人單位的電話沒有等到,她卻被請(qǐng)進(jìn)了公司人事部辦公室。人事總監(jiān)似笑非笑地說:“聽說你有自己的打算,現(xiàn)在公司狀態(tài)不是很好,減員增效已成定局。既然你有更好的職業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì),公司無疑是支持的。你看看下周能否完成手頭的工作交接?”

  Linda百思不得其解的是,自己并未向同事透露過任何風(fēng)聲,人事總監(jiān)怎么會(huì)知道她的跳槽打算?雖然她確萌生去意,但在完全沒有心理準(zhǔn)備的情況下,被效力五年的公司不動(dòng)聲色地辭退,Linda還是很難接受這個(gè)事實(shí)。當(dāng)她萬分不情愿地清理自己使用了五年的郵箱時(shí),突然好像悟出了點(diǎn)什么。

  美國Proofpoint公司曾對(duì)406家雇員千人以上的美、英公司進(jìn)行調(diào)查,發(fā)現(xiàn)超過三分之一的公司曾雇人監(jiān)控員工的電子郵件,據(jù)說是為了防范法律、財(cái)務(wù)和管理等方面的風(fēng)險(xiǎn)。近三分之一的受訪美國公司還表示,在過去一年中曾因電子郵件問題解雇員工。

  答案其實(shí)就這么簡(jiǎn)單,Linda五年來一直使用公司郵箱,工作郵件和私人信件全部用一個(gè)郵箱處理。她做夢(mèng)都沒想到,會(huì)有人經(jīng)!巴悼础弊约旱碾娮余]件,直到被解雇之后她才意識(shí)到:“原來,它不是我的郵箱!

  君子有所抄,有所不抄

  Jack剛剛跳槽到一家大企業(yè),直覺最大的一個(gè)變化就是每天收到的郵件數(shù)量大大增加。很多郵件看起來和自己毫無關(guān)系,卻要求閱后及時(shí)回復(fù),這讓習(xí)慣了小公司工作流程的Jack覺得很不適應(yīng)。Jack有自己處理問題的一套習(xí)慣,比如不緊急的郵件,他會(huì)暫且放一放,若是遇到緊急任務(wù),他會(huì)主動(dòng)跑到老板處匯報(bào)工作進(jìn)度,至于一些他可以獨(dú)立完成的工作任務(wù),他盡量不去麻煩其它同事。

  但才過了兩周,老板就找Jack談話了,并向他提出三個(gè)問題:第一,為什么不及時(shí)回復(fù)客戶和同事的郵件?第二,為什么不把涉及客戶業(yè)務(wù)往來的重要郵件抄送團(tuán)隊(duì)同事?

  第三,為什么不以書面形式向老板及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)度和執(zhí)行情況?

  一向我行我素的Jack這才明白,自己對(duì)“電郵法則”的認(rèn)識(shí)完全走入了誤區(qū)。他以為,及時(shí)回復(fù)郵件就意味著必須優(yōu)先處理所涉事項(xiàng),事實(shí)上,他只需簡(jiǎn)單回復(fù)一句:“收到,謝謝!彼詾,一個(gè)客戶既然由自己負(fù)責(zé),就沒必要事無巨細(xì)抄送其它同事,無故增加他人的郵件瀏覽量。而事實(shí)是,同事需要知道他在做什么,更需要知道客戶在做什么,同時(shí)這也是他展示自己的良好機(jī)會(huì)。至于老板,每天工作千頭萬緒,很難把你的口頭匯報(bào)牢記心間,要想不忘事、不誤事,還是通過郵件書面記錄來得保險(xiǎn)。

  醍醐灌頂?shù)腏ack立刻調(diào)整了工作方法,老板和同事成了他郵件抄送欄里的“?汀,終于有一天,老板忍不住了:“我說,那些雞毛蒜皮的郵件,你能不能不抄送我啊?還有,給客戶的郵件如果一定要抄給我,可不可以用密送功能?否則在客戶面前,我連打哈哈裝不知道的權(quán)利都沒有了!

  Jack終于明白,君子有所抄有所不抄。該抄送時(shí)不抄送,出了成績你就自個(gè)偷著樂吧,出了問題也沒人幫你擔(dān)著。不該抄送的瞎抄送,惹惱的是別人,吃虧的是自己。

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編輯:王海波】
 
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